กรมฯ จึงออกประกาศเรื่อง แนวนโยบายและแนวปฏิบัติในการเปิดเผยและนำข้อมูลไปใช้ เพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจและการตระหนักถึงความสำคัญในการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลให้สาธารณชนได้รับทราบ โดยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ในประกาศฯ ได้แจ้งให้ธุรกิจและประชาชนทราบว่า กรมฯ ‘ไม่มีนโยบาย’ ในการนำข้อมูลส่วนบุคคลของนิติบุคคลที่กรมฯ เป็นผู้ดูแลมาจัดทำหรือวิเคราะห์ขึ้นใหม่เพื่อให้บุคคลทั่วไปสามารถค้นหาและเป็นที่เปิดเผยทั่วไปว่า บุคคลใดเป็นหุ้นส่วน หุ้นส่วนผู้จัดการ กรรมการ หรือผู้ถือหุ้นใน นิติบุคคลใด เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดนี้ถือเป็นข้อมูลข่าวสารของราชการ จึงไม่สามารถนำไปประมวลผลให้กลายเป็นข้อมูลส่วนบุคคลได้ ทั้งนี้ หากพบว่าผู้ใดนำข้อมูลไปกระทำการดังกล่าวจะต้องถูกดำเนินการทางกฎหมายตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ.2562
อย่างไรก็ตาม แม้ว่าการเข้าถึงข้อมูลนิติบุคคลของผู้ใช้บริการจะสามารถทำได้อย่างสะดวกมากขึ้น แต่การจะนำข้อมูลที่ส่วนราชการได้เปิดเผยไปใช้ต้องเป็นไปอย่างระมัดระวัง ตรงตามวัตถุประสงค์และขอบเขตที่แจ้งไว้กับกรมฯ รวมถึงต้องไม่ละเมิดสิทธิความเป็นส่วนตัวของผู้อื่น โดยเฉพาะรายละเอียดส่วนบุคคลและการนำมาใช้เชิงธุรกิจหรือเผยแพร่ข้อมูลดังกล่าว เพราะเข้าข่ายเป็นการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลและกระทำผิดทางกฎหมาย
ทั้งนี้ ธุรกิจหรือประชาชนที่ประสงค์จะเข้าถึงข้อมูลนิติบุคคลได้อย่างถูกต้อง ปลอดภัย สามารถค้นหาได้ที่เว็บไซต์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า www.dbd.go.th หรือแอปพลิเคชั่น DBD e-Service เท่านั้น
และสำหรับประกาศฯ ฉบับดังกล่าว ได้กำหนดระดับการเปิดเผยข้อมูลไว้ 3 แบบคือ
1.ข้อมูลเปิดภาครัฐ (Government Open Data) เป็นข้อมูลที่ต้องเปิดเผยต่อสาธารณะในรูปแบบดิจิทัล ไม่เสียค่าใช้จ่าย และไม่จำกัดวัตถุประสงค์ในการใช้งานข้อมูลดังกล่าว ได้แก่ เลขทะเบียน ประเภท ชื่อนิติบุคคล วันที่จดทะเบียน สถานะ ทุนจดทะเบียน ที่ตั้ง และวัตถุประสงค์
2.ข้อมูลเปิดเผยแบบมีเงื่อนไข (Share Data) เป็นข้อมูลที่กรมฯ ได้จัดเก็บและเปิดเผยตามหน้าที่และอำนาจทางกฎหมาย ได้แก่ ข้อมูลนิติบุคคล งบการเงิน บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น ทะเบียนพาณิชย์ ข้อมูลการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว และทะเบียนสัญญาหลักประกันทางธุรกิจ ข้อมูลที่กล่าวมาผู้ใช้บริการจะต้องดำเนินการตามข้อกำหนดและเงื่อนไขในการเปิดเผยข้อมูล
3.ข้อมูลลับ เป็นข้อมูลที่ไม่อาจเปิดเผยได้
